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Cosa vuol dire Gestire il Tempo?

 
Nella maggior parte dei casi siamo abbastanza bravi a gestire da soli il nostro tempo, riuscendo a portare a termine senza troppe difficoltà gli impegni quotidiani, riuscendo addirittura a ritagliare del tempo da dedicare a noi stessi (cosa sempre molto UTILE e SALUTARE).
 
Fatto salvo che la percezione dello scorrere del tempo ha sempre una componente soggettiva (e 10 minuti passati in coda alla posta possono durare una vita, mentre 1 ora passata con gli amici a divertirsi sembra volare), non possiamo ignorare che il resto del mondo ha dei ritmi ben definiti, e a meno che non ci chiamiamo Steve Jobs, siamo noi a doverci “adattare” al resto del mondo.
 
Se capita di “restare soffocati” degli impegni, di non riuscire a portare a termine i lavori in tempo ma sempre in ritardo, o se semplicemente siamo sempre in perenne ritardo, forse il problema è legato al nostro rapporto con il TEMPO.
 
A chi non è successo al meno una volta di desiderare giornate di 48 ore per fare tutto? O di iniziare a fare mille cose senza poi riuscire a portarle a termine? O ancora di fare e rifare delle cose senza però concludere niente perché distratti da altro?
 
Se questo capita in maniera continuativa e costante forse abbiamo dei “problemi” con il TEMPO; le domande da porci sono sostanzialmente 3:
 
Ho troppi impegni nelle mie giornate? (cattiva GESTIONE del tempo)
Ci metto troppo tempo a fare le cose? (cattivo IMPIEGO del tempo)
Rimando sempre a domani, e mi ritrovo a fare tutto all’ultimo momento? (uso INAPPROPRIATO del tempo).
 
Per tutti e tre i casi potrebbe davvero essere utile imparare qualche STRATEGIA per OTTIMIZZARE il tempo: a pensarci bene..perché non INVESTIRE un po’ di tempo per capire come evitare di sprecare la nostra risorsa più importante?!
 

Alcuni consigli

 
Una giornata dura sempre e comunque 24 ore, quindi vuol dire accettare che le cose che si possono fare sono sempre e comunque limitate; il primo consiglio è quindi quello di imparare a pianificare e distribuire gli impegni o il tempo da dedicare a ciascun impegno nell’arco della giornata: ci sono alcune cose IMPORTANTI e altre URGENTI, ed importante imparare a distinguerle.
 
Per quanto riguarda la GESTIONE degli impegni uno strumento che ci può aiutare è la “MATRICE di EISENHOWER”, che fornisce in formato grafico (mai sottovalutare l’importanza di “avere le cose sotto gli occhi”) uno schema delle PRIORITÀ, che ci può servire da canovaccio su cosa fare e quando farlo, e addirittura quando possbile..capire cosa eventualmente DELEGARE ad altri.
 
Su come migliorare l’IMPIEGO del tempo, in modo da non farne un uso INAPPROPRIATO, per attività specifiche, come preparare un esame, creare una presentazione o un progetto di lavoro (o per montare un mobile IKEA) una strategia utile è quella chiamata “TECNICA DEL POMODORO”.
 
La tecnica si articola in 2 fasi, una prima fase in cui compiere 5 AZIONI (per valutare in che modo siamo abituati a usare il tempo e quali risultati riusciamo a ottenere) e una seconda fase vera e propria “specifica della tecnica”.
 
Le azioni “preliminari” da compiere nella fase 1 sono:
Pianificare: da fare al mattino, per individuare quali attività fare nella giornata
Rilevare: da fare più volte al giorno durante le ore dedicate all’attività che si è scelta; serve ad avere dei riferimenti sul tempo impiegato in relazione al risultato ottenuto, come ad esempio il numero di pagine lette nel corso della giornata per l’esame del mese prossimo, o il numero di slide fatte nella giornata per la presentazione in ufficio di lunedì
Registrare: da fare alla fine della giornata, consiste nel mettere insieme “nero su bianco davanti agli occhi” tutte le rilevazioni fatte durante la giornata
Elaborare: anche questa da fare a fine giornata, serve a trasformare i “dati grezzi” in informazioni concrete e valutare se si è soddisfatti del risultato ottenuto in relazione al tempo impiegato
Visualizzare: ultima cosa da fare a fine giornata, serve a scegliere “le azioni di miglioramento” da mettere in pratica.
 
Ciò che va fatto nella fase 2 consiste in:
Identificare l’attività da svolgere
Prendere un timer (o un cronometro) e impostarlo a 25 minuti
Lavorare sull’ attività scelta SENZA ALCUNA DISTRAZIONE fino a quando il timer non suona
Quando il timer suona prendersi una pausa di 5 minuti
Allo scadere della pausa di 5 minuti rimetti il timer a 25 minuti e ricomincia a lavorare
Dopo 4 pomodori (circa 2 ore) fare una pausa di 20/30 minuti.
 
Questo metodo può sembrare “strano” però ha davvero un’incidenza di efficacia, e il bello è che ognuno lo può verificare da sé, confrontando il proprio livello di produttività tra quanto fatto (e misurato) attraverso le 5 azioni preliminare della “fase 1” e quanto fatto grazie “ai pomodori”.
 
P.S.
Pare che il nome della tecnica derivi dal fatto che il timer dell’inventore, Francesco Cirillo, avesse la forma di un Pomodoro.
 

In Conclusione..

 
Il nostro tempo è una risorsa importante che spesso sottovalutiamo; degli 86.400 secondi di cui è composta una giornata, quanti ne potremmo usare meglio in modo da poterci dedicare alle cose che ci interessano veramente e che ci fanno piacere?
In ogni caso..
NEVER BACK DOWN!